5 unbekannte Funktionen in Outlook

10-07-2019

Sie wollen nie wieder Rechtschreibfehler in einer E-Mail, 3 Arbeitsschritte zu einem zusammenfassen und keinen Termin mehr verpassen? In Outlook ist all dies mit wenigen Klicks möglich. Nicht nur bei Made in Office ist Outlook eines der meist genutzten Tools, fast alle Unternehmen sind tagtäglich mit dem E-Mail-Giganten konfrontiert. Die wenigsten nutzen dabei alle arbeitserleichternde Funktionen, die das Tool bereitstellt.

Wir zeigen Ihnen in diesem Office Tipp 5 unbekannte Funktionen in Outlook, die Sie unbedingt kennen müssen um Ihren Arbeitsalltag mit Outlook zu erleichtern.

 

Das sind die 5 Funktionen in Outlook, die Sie unbedingt kennen müssen:

1. Zeitzonen anzeigen lassen

Oftmals kommt es in Unternehmen vor, dass man auch mit ausländischen Kollegen kommuniziert, die in einer anderen Zeitzone arbeiten. Bis dato haben Sie wahrscheinlich selber zwischen den verschiedenen Zeitzonen umgerechnet. Dies kann ganz einfach von Outlook selbst gemacht werden, indem Sie in Ihrem Outlook Kalender eine zweite Zeitzone anlegen. Klicken Sie dazu unter Datei auf „Optionen“. Wählen Sie dann links „Kalender“ aus und scrollen Sie bis zu „Zeitzonen“. Dort haben Sie die Option eine zweite Zeitzone anzulegen.

zeitzone in outlook hinzufügen

2. Abgesagte Termine darstellen

Manchmal ist es wichtig einen Termin in seinem Outlook Kalender darzustellen, an dem man selber nicht teilnimmt. Daher ist es möglich, auch abgesagte Termine in seinen Outlook Kalender einzutragen. Markieren Sie dazu einfach den Termin im Kalender und kopieren diesen anschließend. Fügen Sie diesen dann erneut ein. Der Termin wird dann dupliziert, sodass der Originaltermin gelöscht werden kann und die Kopie weiterhin im Kalender angezeigt wird.

3. E-Mail in eine Verabredung umwandeln

In Outlook können Sie alle wichtigen Infos einer E-Mail zu Ihrem Outlook-Kalender hinzufügen. Ziehen Sie die E-Mail dazu einfach auf das Outlook-Kalender-Symbol. Die E-Mail wird dann in Ihrem Kalender angelegt.

outlook email zu kalender hinzufügen

4. Arbeitsschritte zusammenfassen

Mit Quick steps können Sie mehrere Arbeitsschritte zu einem automatisiertem Schnellbefehl zusammenfassen. Sie können dann beispielsweise mit nur einem Klick eine E-Mail kategorisieren und in einen Unterordner verschieben. Eine genauere Anleitung zum Erstellen von Quick steps in Outlook finden sie hier.

5. E-Mails mit Verzögerung absenden

Ein Zeitpuffer bevor die Nachricht endgültig versendet wurde, kann oftmals sehr hilfreich sein. Wer kennt es nicht, man liest die Mail nach dem Versenden erneut und stellt dann noch einen Fehler fest. Zu spät! Daher bietet Outlook die Möglichkeit eine E-Mail mit Verzögerung zu versenden. Wählen Sie dazu „Menü“ aus und klicken auf „Start“. Unter dem Punkt „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ können Sie eine neue Regel erstellen. Klicken Sie dafür auf „neue Regel“. Gehen Sie im Regelassistenten bis zum Punkt „Regel auf von mir gesendete Nachricht anwenden“. Klicken Sie auf „Weiter“. Wählen Sie den Punkt „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“. Die Anzahl der Minuten können Sie anschließend festlegen.

 

Sie wollen noch mehr spannende Funktionen kennenlernen, die Ihnen den Arbeitsalltag in Outlook erleichtert? Gerne zeigen wir Ihnen einmal empower®mails in einer unverbindlichen Demo.

->Jetzt Demo anfordern.