Der beste Zeitmanagement-Tipp: Halten Sie Ihre Inbox leer!

15-05-2015

Der Ausweg aus der ewigen Mailflut!

Kennen Sie das? Sie haben noch viel zu tun, aber gerade eben kam wieder eine wichtige E-Mail von Ihrem Chef oder einem Kunden, die besonders dringend klingt? Und was passiert? Sie bearbeiten diese und andere dringende Mails, obwohl Sie sich andere Themen für den Tag vorgenommen hatten. Das Ergebnis: Sie haben das Gefühl, Ihre Arbeit einfach nicht bewältigen zu können, ohne viele Überstunden zu machen.

Das Problem ist folgendes: Ihre Inbox (bzw. Ihr Posteingang) ist nichts anderes als eine weitere To Do-Liste. Jede E-Mail stellt eine Aufgabe dar – egal ob die Aufgabe „Löschen“, „Archivieren“ oder „Beantworten“ heißt. Parallel dazu pflegen Sie vermutlich eine To Do Liste in Outlook, vielleicht aber noch zusätzlich handschriftlich und in Ihrem Smartphone. Jetzt haben Sie also mindestens zwei, wenn nicht drei oder gar vier To Do Listen, die miteinander konkurrieren. Wie wollen Sie jetzt noch gezielt Ihre Prioritäten setzen? In den meisten Fällen gewinnt Ihre Inbox und Sie haben nicht mehr das Steuer in der Hand, was wirklich am wichtigsten ist. Ein gutes Zeitmanagement sieht anders aus!

Deshalb geben wir Ihnen heute den besten Zeitmanagement-Tipp: pflegen Sie nur noch eine einzige To Do Liste und halten Sie Ihre Inbox leer. Und so können Sie dies am besten umsetzen:

  1. Beginnen Sie damit, all Ihre Aufgaben bei den Outlook Aufgaben einzutragen. Dies sollte die einzige To Do Liste darstellen, die Sie pflegen und nutzen. Lösen Sie Zettel und andere To Do Listen vollständig ab. Wenn Sie z.B. ein iPhone nutzen, können Sie über die App „Erinnerungen“ problemlos Ihre Outlook-To Dos auf dem iPhone ansehen. Und wenn Ihnen nach oder vor der Arbeit noch ein To Do einfällt, können Sie dieses direkt dort eintragen.
  2. Nun kommen wir zu Ihrer Inbox. Räumen Sie 3x am Tag Ihre Inbox auf, so dass keine einzige E-Mail mehr in Ihrem Posteingang liegt. Und jetzt kommt‘s: auch wenn Sie 50 Mails oder mehr in Ihrer Inbox finden, darf diese Aufräumaktion nicht länger als 10 Minuten dauern! Überfliegen Sie also jede Mail so kurz wie möglich und entscheiden, ob Sie diese Mail löschen, archivieren oder beantworten wollen. Den Papierkorb zum Löschen kennen Sie sicherlich schon, aber darüber hinaus empfehlen wir Ihnen noch zwei Unterorder „Archiv“ und „Zu Bearbeiten“ anzulegen. Ins Archiv kommen z.B. interessante Newsletter oder Mails, wo Sie nur zur Info auf CC gesetzt worden sind. In den „Zu Bearbeiten“ Ordner kommen alle Mails, auf die Sie antworten müssen. Wann immer Sie eine Mail in diesen Ordner verschieben, legen Sie bitte zeitgleich ein To Do in Ihrer Aufgabenleiste an. Geben Sie der Aufgabe einen konkreten Namen und entscheiden, wann Sie dieses To Do bearbeiten wollen. WICHTIG: beginnen Sie nicht, einzelne Mails bereits zu beantworten, sofern die Antwort länger als 30 Sekunden dauert. Sonst vergeht bei jeder Aufräumaktion schnell eine Stunde Ihrer kostbaren Zeit.
  3. Diese Aufräumarbeiten führen Sie am besten einmal morgens, gegen Mittag und vor dem Feierabend durch. Haben Sie Ihre Inbox aufgeräumt und möchten nun konzentriert an Ihrem nächsten To Do arbeiten, empfehlen wir Ihnen, die Funktion „Offline arbeiten“ von Outlook zu aktivieren. Sie finden diese Funktion in dem Reiter „Senden / Empfangen“. Außerdem sollten Sie unbedingt bei den Outlook Optionen unter E-Mails alle Benachrichtigungen über neue Mails deaktivieren. Oder wollen Sie weiterhin getriebener Ihrer E-Mail Flut bleiben und bei jeder eingehenden Nachricht Ihre Konzentration verlieren?
  4. Kommen wir nun zum letzten Baustein in diesem Konzept: Ihrer To Do Liste! Jede Aufgabe sollte möglichst konkret und innerhalb von maximal 1-2 Stunden umsetzbar sein. Außerdem sollten Sie nicht mehr als 60% Ihrer verfügbaren Zeit mit To Dos ausplanen. Denn nichts ist motivierender, als wenn Sie alle To Dos für den Tag geschafft haben. Nachdem Sie also alle To Dos des Tages aufgelistet haben, sortieren Sie diese in Outlook per Drag & Drop. Die Reihenfolge der To Dos bestimmt die Abarbeitungsreihenfolge. Sie benötigen keine ABC-Priorisierung oder dergleichen. Entscheiden Sie einfach, welche To Dos am wichtigsten sind und beginnen mit diesen. Wenn Sie ein paar To Dos nicht schaffen, ist das auch kein Problem. Schieben Sie diese auf den nächsten Tag, aber vermeiden Sie, dass dies zur Routine wird. Stattdessen sollte Ihr Ziel sein, dass Ihre Tagesplanung möglichst oft funktioniert.

Wir versprechen Ihnen: wenn Sie dieses Konzept konsequent anwenden, gewinnen Sie wieder die Kontrolle über Ihre Arbeit und haben automatisch mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben!