empower® mails ist da – 100% Corporate Design in jeder Mail

07-05-2018

empower® mails – Nie wieder falsche oder unvollständige Signaturen

 

Wir bei Made in Office haben uns das Ziel gesetzt Office einfacher, einheitlicher und effizienter zu gestalten. Bereits mit empower® slides, empower® charts und empower® docs ist es uns erfolgreich gelungen über 930 000 Nutzern weltweit die tägliche Arbeit mit PowerPoint und Word zu erleichtern. Um Ihnen aber auch das Leben in Outlook zu vereinfachen, freuen wir uns sehr Ihnen heute unser neustes Software Produkt der empower® suite vorstellen zu dürfen: empower® mails!

 

empower® mails unterstützt Sie bei der Signaturverwaltung in Outlook und generiert automatisch die korrekte, aktuelle und Corporate Design gerechte Signatur für jeden Nutzer.

 

Schauen wir uns aber zunächst die bisherige Situation in den meisten Unternehmen an.

Jeder Mitarbeiter schreibt durchschnittlich 7000 E-Mails im Jahr. Jede E-Mail kann dabei Ihr Unternehmen repräsentieren und Ihre Marke stärken. Die Angaben in der Signatur für geschäftliche E-Mails sind gesetzlich vorgeschrieben. Aus diesem Grund ist es unabdingbar, dass jede E-Mail eine korrekte und aktuelle Signatur enthält, die den Corporate Design-Richtlinien Ihres Unternehmens und den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Die Realität sieht derzeit aber leider noch anders aus. Die Erstellung und Anpassung der Signatur liegt meistens in der Verantwortung jedes Mitarbeiters. So werden häufig interne E-Mails, die Mitteilungen über Signaturänderungen enthalten, schlichtweg übersehen und die Signaturen nicht angepasst. Und auch wenn die Signaturen erstellt und geändert werden, ist noch lange nicht sichergestellt, ob diese auch korrekt und vollständig sind. Die Konsequenzen sind falsche und nicht aktuelle Signaturen, welche nach außen hin Ihre Marke nicht einheitlich vertreten und sogar bei einem gesetzlichen Verstoß zu einer Bußgeldzahlung oder Abmahnung führen können.

 

Wir bei Made in Office haben uns gedacht: Das muss auch einfacher und effizienter gehen!

Aus diesem Grund haben wir ein Add-In entwickelt, mithilfe dessen Signaturen zentral verwaltet und angepasst werden können. Jeder Nutzer erhält automatisch bei der ersten Nutzung von empower® mails eine passende und designgerechte Signatur. Die Daten werden aus der Active Directory übernommen und bei Bedarf können auch mehrere Signaturen z.B. in unterschiedlichen Sprachen erstellt werden. Anpassungen an der Signatur wie beispielsweise ein neuer Werbeslogan können ganz einfach zentral vorgenommen werden. Die Änderungen werden dann automatisch bei allen Mitarbeitern umgesetzt. Veraltete und nicht designkonforme Signaturen gehören somit der Vergangenheit an!

Das ist allerdings noch nicht alles, denn wir haben uns noch einiges vorgenommen! In Zukunft planen wir neben der Signaturverwaltung in Outlook auch das gemeinsame Arbeiten mit Textbausteinen zu ermöglichen und unter anderem einen Zeitmanagement-Coach zu integrieren, welcher Ihnen dabei hilft die Flut an E-Mails zu bewältigen, mit welcher Sie täglich konfrontiert werden. Gehen Sie mit uns den gemeinsamen Weg die Effizienz und Einheitlichkeit in Outlook zu verbessern!

 

Machen Sie sich gerne selbst einen umfassenden Eindruck über die Funktionen und besuchen Sie die empower® mails Website!