PPT-Diagramme mit Excel verbinden – Wie Sie Ihre Daten stets up to date halten können!

09-10-2017

Aussagekräftige Fakten und Daten stellen die Basis einer gelungenen Präsentation dar. Schnell ist es allerdings passiert, dass sich in Ihre Präsentation veraltete Zahlen einschleichen. Wie Sie Ihre PPT-Diagramme mit Excel verlinken und so stets aktuell halten und dabei gleichzeitig Zeit sparen können, erfahren Sie hier:

  1. Excel Datei öffnen.
  2. Tabelle selektieren und unter Einfügen ein Diagramm auswählen.
  3. Diagramm in die Zwischenablage kopieren.
  4. PowerPoint Datei öffnen.
  5. Unter dem Start-Ribbon auf Einfügen
  6. Option Zieldesign verwenden und Daten verknüpfen auswählen.
  7. Diagramm selektieren.
  8. Unter Entwurf die Funktion Daten aktualisieren ausführen.

 

 

Wenn sich zwischenzeitlich die Daten der Excel-Datei verändert haben, können Sie das Diagramm in PowerPoint mit einem Klick anpassen. Es besteht also die Möglichkeit, die Diagramme mit Excel zu verknüpfen und somit eine Arbeitserleichterung zu erzielen. Unter Datei / Informationen / Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten (PPT 2016) können Sie auch eine automatische Aktualisierung der Diagramme in PowerPoint einstellen.

Achtung:

Allerdings stößt man bei der Arbeit mit der PowerPoint Standardfunktion häufig an begrenzte Möglichkeiten. So werden Diagramme beim Öffnen der Präsentation standardmäßig nicht automatisch aktualisiert und die automatische Aktualisierung ist leider nicht zu 100% zuverlässig und so passiert es schnell, dass Änderungen an der Excel-Datei übersehen werden. Das Resultat ist, dass Ihre Präsentation nicht mehr dem aktuellen Stand entspricht und im schlimmsten Fall falsche Daten präsentiert werden! Außerdem kann man bei mehreren Diagrammen in einer Präsentation leicht den Überblick verlieren. So ist es z.B. bei einer Umbenennung oder Verschiebung der Excel-Datei(en) notwendig jede Verknüpfung einzeln zu reparieren.

 

Vorteile:

  • Aktualisieren der Daten automatisch möglich – Änderungen müssen also nicht manuell von Excel nach PowerPoint übertragen werden
  • Intuitive und einfache Erstellung von einfachen Verlinkungen

 

Nachteile:

  • Verknüpfungen können nur einzeln korrigiert werden
  • Es sind keine relativen Dateipfade möglich
  • Beim Öffnen der Präsentation werden die Diagramme standardmäßig nicht automatisch aktualisiert
  • Die automatische Aktualisierung ist auch unter Office 2016 (z.B. wenn eine Verknüpfung repariert werden musste) nicht immer zuverlässig
  • Bestehende Diagramme in PowerPoint können nicht verknüpft werden (es muss immer ein Excel-Diagramm kopiert werden).
  • Keine Möglichkeit zur sauberen Trennung von Datenhaltung und Visualisierung (alle Diagramme müssen zusätzlich in Excel vorliegen)
  • In älteren Office-Versionen sind die nativen Verknüpfungen allgemein nicht immer stabil

 

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